Un
diagrama de flujo siempre tiene un único punto de inicio y un único punto de
término. Además, todo camino de ejecución debe permitir llegar desde el inicio
hasta el término.
Las
siguientes son acciones previas a la realización del diagrama de flujo:
- Identificar las ideas principales a ser incluidas en
el diagrama de flujo. Deben estar presentes el dueño o responsable del
proceso, los dueños o responsables del proceso anterior y posterior y de
otros procesos interrelacionados, otras partes interesadas.
- Definir qué se espera obtener del diagrama de flujo.
- Identificar quién lo empleará y cómo.
- Establecer el nivel de detalle requerido.
- Determinar los límites del proceso a describir.
Los pasos a seguir para
construir el diagrama
de flujo son:
- Establecer el alcance del proceso a describir. De
esta manera quedará fijado el comienzo y el final del diagrama.
Frecuentemente el comienzo es la salida del proceso previo y el final la
entrada al proceso siguiente.
- Identificar y listar las principales
actividades/subprocesos que están incluidos en el proceso a describir y su
orden cronológico.
- Si el nivel de detalle definido incluye actividades
menores, listarlas también.
- Identificar y listar los puntos de decisión.
- Construir el diagrama respetando la secuencia
cronológica y asignando los correspondientes símbolos.
- Asignar un título al diagrama y verificar que esté
completo y describa con exactitud el proceso elegido.
Ventajas de los
diagramas de flujo:
- Favorecen la comprensión del proceso al mostrarlo
como un dibujo. El cerebro humano reconoce muy fácilmente los dibujos. Un
buen diagrama de flujo reemplaza varias páginas de texto.
- Permiten identificar los problemas y las
oportunidades de mejora del proceso. Se identifican los pasos, los flujos
de los re-procesos, los conflictos de autoridad, las responsabilidades,
los cuellos de botella, y los puntos de decisión.
- Muestran las interfaces cliente-proveedor y las
transacciones que en ellas se realizan, facilitando a los empleados el
análisis de las mismas.
- Son una excelente herramienta para capacitar a los
nuevos empleados y también a los que desarrollan la tarea, cuando se
realizan mejoras en el proceso.
- Al igual que el pseudocódigo, el diagrama de flujo
con fines de análisis de algoritmos de
Tipos de diagramas de flujo:
- Formato vertical: En él, el flujo o la secuencia de las operaciones, va de arriba hacia abajo. Es una lista ordenada de las operaciones de un proceso con toda la información que se considere necesaria, según su propósito.
- Formato horizontal: En él, el flujo o la secuencia de las operaciones, va de izquierda a derecha.
- Formato panorámico: El proceso entero está representado en una sola carta y puede apreciarse de una sola mirada mucho más rápido que leyendo el texto, lo que facilita su comprensión, aún para personas no familiarizadas. Registra no solo en línea vertical, sino también horizontal, distintas acciones simultáneas y la participación de más de un puesto o departamento que el formato vertical no registra.
- Formato Arquitectónico: Describe el itinerario de
ruta de una forma o persona sobre el plano arquitectónico del área de
trabajo. El primero de los flujogramas es eminentemente descriptivo, mientras
que los utilizados son fundamentalmente representativos.
Simbología y significado:
- Óvalo o Elipse:
Inicio y término (Abre y/o cierra el diagrama).
- Rectángulo:
Actividad (Representa la ejecución de una o más actividades o
procedimientos).
- Rombo: Decisión (Formula una pregunta o
cuestión).
- Círculo: Conector (Representa el enlace de
actividades con otra dentro de un procedimiento).
- Triángulo boca abajo:
Archivo definitivo (Guarda un documento en forma permanente).
- Triángulo boca arriba:
Archivo temporal (Proporciona un tiempo para el almacenamiento del
documento).
Cursograma
:
Se trata de la más común y práctica entre todas las clases de flujogramas.
Describe el flujo de información en un ente u organización, sus procesos,
sistemas administrativos y de control. Permite la impresión visual de los
procedimientos y una clara y lógica interpretación.
Simbología y normas del cursograma:
- Círculo: Procedimiento
estandarizado.
- Cuadrado: Proceso de
control.
- Línea ininterrumpida: Flujo de información vía formulario o documentación en soporte de papel escrito.
- Línea interrumpida: Flujo de información vía formulario digital.
- Rectángulo: Formulario o documentación. Se grafica con un doble de ancho que su altura.
- Rectángulo Pequeño: Valor o medio de pago (cheque, pagaré, etcétera).Se grafica con un cuádruple de ancho que su altura, siendo su ancho igual al de los formularios.
- Triángulo
(base inferior): Archivo definitivo.
- Triángulo
Invertido (base superior): Archivo Transitorio.
- Semi-óvalo:
Demora.
- Rombo:
División entre opciones.
- Trapezoide: Carga
de datos al sistema.
- Elipsoide:
Acceso por pantalla.
- Hexágono: Proceso
no representado.
- Pentágono:
Conector.
- Cruz de
Diagonales: Destrucción de Formularios.
Según la normativa, el flujo presupuesto es de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo, siendo optativo el uso de flechas. Cuando el sentido es invertido (de derecha a izquierda o de arriba hacia abajo), es obligatorio el uso de la flecha.
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